Każdy, kto pracuje w biurze, wie, jak ważny jest porządek w miejscu pracy. Odpowiednie ułożenie dokumentów, porządek w szafie i na biurku oraz sprawny sprzęt potrzebny do pracy to gwarancja sukcesu i szybkiego, bezproblemowego wykonania każdego zadania. Zbędne tracenie czasu na szukanie potrzebnych akcesoriów bywa frustrujące, zwłaszcza gdy kierownik już czeka na wyniki pracy. Co w takim razie zrobić, aby praca biurowa była lżejsza, łatwiejsza i bezstresowa? Odpowiedź jest prosta - trzeba zaopatrzyć się w odpowiednie narzędzia usprawniające wykonywanie codziennych zadań.
Porządek w papierach to podstawa
Praca biurowa charakteryzuje się wykonywaniem, przyjmowaniem i segregowaniem wielu dokumentów. Nawet we własnym domu można zgubić potrzebny dokument, który mieliśmy dostarczyć do urzędu, pracy czy szkoły, dlatego tak ważna jest odpowiednia segregacja kwitów. Gubienie dokumentacji w pracy jest niedopuszczalne, dlatego warto zaopatrzyć się w odpowiednią ilość segregatorów. Ułożenie wszystkich papierów tematycznie, chronologicznie lub alfabetycznie usprawni pracę.
Kolejną ważną rzeczą przy pracy z dokumentacją są teczki. Można im nadać odpowiednie tytuły, np.: do podpisu, do sprawdzenia, do wykonania, do przesłania itd. Wysokiej klasy teczki, które są w sposób profesjonalny opisane, świadczą o renomie firmy. Porządek w dokumentacji natomiast mówi o profesjonalizmie pracownika, więc nie wolno lekceważyć sobie narzędzi ułatwiających pracę.
Dziurkacze, zszywacze, klipsy i spinacze
W każdym miejscu pracy powinny znaleźć się akcesoria biurowe ułatwiające odpowiednią segregację pojedynczych stron. Dziurkacz i zszywacz to narzędzia, które zawsze trzeba mieć pod ręką. Wydrukowane dokumenty prosto z tacki drukarki mogą być od razu odpowiednio zszyte i umieszczone w wybranych segregatorach i teczkach. Nie można zapominać również o ważnej roli klipsów i spinaczy, bez których żaden pracownik biura nie wyobraża sobie uporządkowanej pracy.
Urządzenia elektroniczne
W dzisiejszych czasach w każdym biurze muszą być takie urządzenia jak drukarka, skaner, niszczarka, laminator, bindownica i gilotyna. Na takich urządzeniach nie warto oszczędzać. Lepiej już na początku zaopatrzyć się w sprzęt wysokiej klasy, który wytrzyma trudy ciężkiej pracy biurowej. Jeżeli wiemy, że będziemy dużo drukowali i nasza praca skupi się na produkcji dokumentów, to warto zainwestować w dobrą drukarkę laserową, która sprawnie będzie mogła wydrukować dokumentację w wielu formatach z dużą szybkością. Oszczędzanie na maszynach biurowych przeważnie kończy się tak, że po niedługim czasie coś się psuje i musimy korzystać z usług serwisu. Warto przygotować się na ewentualną awarię jakiejś maszyny i zastanowić się co zrobić, aby nie mieć przestojów w pracy. Może wypadałoby przemyśleć skąd w krótkim czasie wziąć zapasową maszynę?
Najważniejszą maszyną w biurze jest komputer. To urządzenie może wpłynąć na pracę całej firmy, dlatego nie można pozwolić sobie na zakup słabej maszyny. Dobre parametry sprzętu komputerowego pozwolą na długą i bezproblemową pracę. Wiedząc, że każdy sprzęt może jednak się popsuć, to warto zadbać, aby wyniki pracy były zapisywane nie tylko na dysku twardym, lecz również na serwerze.