Wybór sali konferencyjnej to dla organizatora nie łatwe zadanie. Musi ona spełniać wszystkie warunki, jakich potrzebujemy. Dopasowanie sali do wydarzenia to połowa jego sukcesu. Czym więc się kierować?
Kto i co organizuje?
Najważniejsze przy wyborze sali jest to, kto organizuje wydarzenie i co to będzie za wydarzenie. Jeżeli jesteś prezesem poważnej firmy i planujesz duże spotkanie z pracownikami, wynajęta sala konferencyjna musi być przede wszystkim reprezentatywna. Z kolei jeżeli jesteś szefową Koła Gospodyń Wiejskich, wystarczy wynająć małą salkę. Omówmy sale konferencyjne, jakich rodzaje możemy spotkać. Pojęcie „sale konferencyjne” kojarzy nam się zapewne z wielkimi kwadratowymi pokojami na samym szczycie biurowca. W nim siedzą smutni panowie w garniturach, którzy słuchają energicznie gestykulującego szefa. Tymczasem salą konferencyjną możemy nazwać każde pomieszczenie, w którym odbywa się spotkanie. W mini salę może zamienić się nawet nasz salon, jeżeli zapraszamy do niego kolegów w lokalnego klubu wędkarskiego. Decydując się na wynajęcie takiej sali musimy mieć na uwadze, co to za wydarzenie i ile osób weźmie w nim udział. Jeżeli jest to wewnątrzfirmowe spotkanie, to problem ten jest praktycznie marginalny. Doskonale wiemy, ile osób u nas pracuje i ile z nich weźmie udział w spotkaniu. Dlatego szukamy sali, która pomieści oczekiwaną liczbę osób. Problem pojawia się, gdy wydarzenie jest ogólnodostępne. Np. gdy organizujemy spotkanie ze znanym autorem książek. Tutaj pojawia się pytanie „ile ludzi przyjdzie?”. Może się okazać, że rzeczony pisarz przyciągnie prawdziwe tłumy i wynajęte przez nas pomieszczenie będzie za małe. Z drugiej strony może się okazać, że pojawi się bardzo mało osób, więc niepotrzebnie wydamy pieniądze na dużą salę. Dlatego dobrze jest wybadać wcześniej zainteresowanie naszym eventem. Dzięki temu możemy uniknąć przykrej sytuacji w trakcie samego wydarzenia.
Sale konferencyjne – co na wyposażeniu?
Znaczenie ma również wyposażenie, jakie ma sala konferencyjna. Wiesz już, że może być nią zarówno sala gimnastyczna w gimnazjum, jak i profesjonalne pomieszczenie wynajmowane przez firmę. Jednak co muszą mieć sale konferencyjne w Zakopanem, by spełniać swoją rolę? Wszystko zależy od tego, co będziemy robić na spotkaniu. Niektóre sale konferencyjne są wyposażone lepiej, inne gorzej. Podstawą jest oczywiście dobry system nagłośnienia. Jeżeli robisz spotkanie dla większej ilości osób, musi cię być dobrze słychać. Twoi goście powinni również mieć na czym siedzieć, a prelegent może, ale nie musi, mieć przed sobą pulpit lub mikrofon na stojaku.